Bien débuter avec SO-FA

Comment créer un compte de test sur SO-FA ?

Pour créer un compte de test  il vous suffit d’accéder à la page d’accueil de notre site www.so-fa.fr  et de cliquer sur le bouton vert
Boutontestezgratuitement

Ecran accueil site

 

Ensuite remplissez le formulaire d’inscription avec toutes vos coordonnées et cliquez sur le bouton
Boutoncreermoncompte

Formulaireinscription

Vous recevez dans la foulée un mail vous indiquant votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Vous avez 30 jours pour tester SO-FA gratuitement.

 

 

 

 

Comment me connecter à SO-FA

Pour se connecter à SO-FA, allez sur la page d’accueil du site www.so-fa.fr et cliquez sur le bouton « Connexion » en haut à droite.

Connexion

 

 

 

 

 

Vous arrivez sur la page de connexion de SO-FA:

  • Si vous êtes client connectez vous à notre plateforme de production avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe habituel.
  • si vous êtes en période d’essai gratuite de 30 jours connectez vous à notre plateforme de test avec le nom d’utilisateur et le mot de passe qui vous ont été communiqués par mail lors de votre inscription.

Attention :  ne faites pas de copier-coller des utilisateur et mot de passe car vous risquez de copier un espace : saisir manuellement nom d’utilisateur et mot de passe en respectant les majuscules

Connexion2

Après avoir cliquer sur le bouton « CONNEXION » vous arrivez sur le logiciel SO-FA.

Page accueil pavés SO-FA

 

 

Comment créer un client

Sur la page d’accueil allez dans le menu Fichiers et sélectionnez Clients

Menufichierclients

Vous arrivez sur la fenêtre de gestion des clients qui sont affichés sous forme de liste.

Listeclients

Pour créer un client cliquez sur Création client;  la fenêtre de saisie s’ouvre alors :

Creationficheclient

Il vous suffit de renseigner les informations du client et de cliquer sur le bouton Enregistrer en bas de la fenêtre; un message vous indique que le client a bien été crée

Messageclientenregistré

Pour retourner sur la liste des clients, cliquez sur Retour Liste Clients en haut à droite de la fenêtre

 

 

Comment créer un article

Sur la page d’accueil allez dans le menu Fichiers et sélectionnez Articles

Vous arrivez sur la fenêtre de gestion des Articles qui sont affichés sous forme de liste.

Listearticles

Pour créer un Article cliquez sur Création Article ;  la fenêtre de saisie s’ouvre alors :

Fichearticle

Il vous suffit de renseigner les informations de l’Article et de cliquer sur le bouton  Enregistreren bas de la fenêtre; un message vous indique que l’Article a bien été crée

Messagearticlecree

Pour retourner sur la liste des clients, cliquez sur Retour Liste Articles en haut à droite de la fenêtre

 

Devis

Comment créer un devis ?

Dans le menu Ges.Ventes cliquez sur Devis

Menu Ges Ventes Devis

Vous arrivez sur l’écran qui vous permet de gérer vos devis; pour créer un nouveau devis cliquez sur le boutonBoutoncreationdevisen haut à droite.

Créationdevis

La fenêtre de saisie du devis s’affiche

Entetedevis
1) Dans la partie en haut à gauche entrez les informations sur votre devis:
– Date du devis
– Echéance: permet de suivre les règlements lorsque la facture sera crée à partir du devis
– Mode de réglement
– Soumis à TVA: permet de préciser si Oui ou Non le devis est soumis à TVA; la valeur par défaut est Oui
–  Taux de TVA: par défaut le taux est à Tauxtvanormal  (19.6%); si vous voulez que le devis soit entièrement en taux de TVA réduit (7%)  cliquer sur  BasculetauxTVA  ; la mention  Tauxtvareduitapparait alors et toutes les lignes de votre devis seront en TVA réduite .

2) Dans la partie en haut à droite choisissez votre client avec le bouton Boutonselection
La liste déroulante suivante apparait
Listechoixclient
Vous n’avez plus qu’à cliquer sur le client de votre choix dans la liste; après sélection le nom du client et ses coordonnées complètes apparaissent sur l’en-tête du devis.

3 )Dans la partie basse du devis entrez vos articles avec les qtés correspondantes

Lignes devis

Pour choisir un article cliquez sur Boutonselection  ou Boutonselection2 présents sur chaque ligne dans la colonne Code:

–  Boutonselection permet de  sélectionner un article selon son code; si vous tapez les 1ers caractères de votre code article, en cliquant sur Boutonselection vous voyez apparaître la liste de tous les articles dont le code commence par les caractères saisis; vous n’avez plus qu’à sélectionner l’article que vous souhaitez.

Exemple:
Selectioncode
Liste choix article code

– Boutonselection2 permet de  sélectionner un article selon son libellé ; si vous tapez un terme contenu dans le libellé de l’article, en cliquant sur Boutonselection2 vous voyez apparaître la liste de tous les articles dont le libellé contient les caractères saisis;  vous n’avez plus qu’à sélectionner l’article que vous souhaitez.

Exemple :
Selectionlibelle  

Liste choix article libelle

L’article sélectionné apparaît dans la ligne du devis avec son code, son libellé, son prix unitaire et son unité

Lignearticledevis

Vous pouvez modifier le libellé de l’article en rajoutant ou supprimant du texte à volonté
Vous pouvez également changer le code TVA pour la ligne (1= Taux Normal, 2=Taux réduit).
Le prix unitaire de l’article est bien entendu aussi modifiable.
Vous devez renseigner la quantité vendue pour l’article; ici 68 m² de laque en 2 couches; en fonction de la quantité saisie le prix total de la ligne est calculé automatiquement.

A tout moment dans le devis vous pouvez supprimer une ligne en cliquant sur Moinsou en insérer une nouvelle en cliquant sur Plus

Lorsque votre devis est terminé, n’oubliez pas de l’enregistrer en cliquant sur le bouton  Enregistrer en haut ou en bas de l’écran de création du devis.

Le message suivant apparaît alors: vous avez la possibilité d’imprimer le devis, de créer un autre devis dans la foulée, ou retourner à la liste de vos devis

Message création devis

 

 

 

Comment envoyer un devis par mail

Dans le menu Ges.Ventes cliquez sur Devis

Menu Ges Ventes Devis

Vous arrivez sur l’écran qui vous permet de gérer vos devis; la liste de vos devis s’affiche; pour envoyer le devis concerné par mail cliquez sur le symbole Mail situé à droite du nom du client .

Devismail

Une fiche récapitulative du devis avec les coordonnées du client (dont son mail) s’affiche.
Cet écran vous permet de vérifier si le mail du client est valide.

Messagedevismail

Après vérification vous pouvez valider l’envoi du devis par mail en cliquant sur le symbole  Mail2en bas de la fiche récapitulative.

Le message de confirmation ci-dessous s’affiche, vous indiquant que le mail a bien été envoyé

Messagedevismail2

Le mail reçu par votre client est présenté de la façon suivante :

Contenumaildevis

 

Comment imprimer un devis

Dans le menu Ges.Ventes cliquez sur Devis

Menu Ges Ventes Devis

Vous arrivez sur l’écran qui vous permet de gérer vos devis; la liste de vos devis s’affiche; pour imprimer un devis cliquez sur le numéro du devis par exemple Numdevis

Devis

Votre devis s’affiche alors au format PDF comme ci-dessous:

Devisimprimé

 

Cliquez sur  ImprimerPDF  pour imprimer le devis

Livraisons

Comment gérer les bons de travaux

Dans SO-FA vous avez la possibilité de générer et d’imprimer des bons de travaux pour vos chantiers.

Ce document permet :
– De faire office de Bons de livraisons pour vos clients
– A vos équipes d’avoir des Fiches d’instructions pour chaque chantier sans que les prix ne soient affichés.

Pour générer un bon de travaux à partir d’un devis, allez dans le menu Gest. Ventes puis Devis
Sur l’écran de gestion des devis cliquez sur le bouton Bouton bon de travaux du devis concerné

Fenêtre devis bon de travaux

Vous vous retrouvez sur l’écran de création du bon de travaux; si rien n’a changé par rapport a devis cliquez sur le bouton Boutonenregistrer  et votre bon de travaux est crée

S’il y a des changements par rapport au devis, faites les modifications et cliquez sur le bouton Boutonenregistrer

Fenetre bon de travail

 

Vous pouvez accéder à la liste des bons de travaux en cliquant sur le menu Gest. Ventes puis Bon Travaux

Gestion bon travaux

Vous pouvez alors gérer vos bons de travaux:
– Modification
– Impression
– Annulation
– Génération de la facture

Voici à quoi ressemble le document imprimé:

exmple bon travaux